Nota Bene online

Zondaginterview: Commissaris Media bij JFAS - Doris Buijs

Commissaris Media - Doris Buijs

Wat was voor jou de reden om te solliciteren voor het bestuur van JFAS?

Vorig jaar begon ik steeds vaker met een vriendin naar de borrels van JFAS te gaan. Met haar ben ik ook onder andere naar Brussel gegaan met JFAS. Zo leerde ik het bestuur van ‘17/’18 kennen en ik kon het goed met ze vinden. Toen ik hoorde dat er een nieuw bestuur werd gezocht, dacht ik dat het leuk was om te solliciteren. Ik heb nog even getwijfeld, maar het laatste zetje in de goede richting, was toen ik een paar dagen voor de deadline gevraagd werd om te solliciteren. Eigenlijk ben ik er dus een beetje blind ingestapt.
 

Wat waren je verwachtingen toen je aan het bestuursjaar begon?

Je solliciteert op een functie en er wordt van je verwacht dat je met ideeën komt voor het komende jaar. Dit zet je aan het begin van het jaar uiteen in het beleidsplan dat door het gehele bestuur wordt geschreven. Je verwacht dit uiteraard allemaal waar te maken. Dat is meer op zakelijk gebied. Wat je echt niet kunt voorspellen is hoe de samenwerking met de rest van het bestuur gaat verlopen. Je weet ook niet met wie je het bestuur uiteindelijk zal vormen. Ik verwachtte dus wel dat we ons als bestuur daarin zouden ontwikkelen en naar elkaar toe zouden groeien.

 

Zoals je zei solliciteer je op een functie. Waarom heb je gekozen voor de functie van Commissaris Media?

In eerste instantie omdat ik daarvoor werd gevraagd. Ik had al een jaar met veel plezier voor de Nota Bene geschreven en wilde dat als platform naar een hoger niveau tillen. Allebei mijn ouders hebben Nederlands gestudeerd, dus affectie met taal zat er al vroeg in.

Van de ‘ins and outs’ van sociale media en promotie had ik minder verstand, maar ik was gedreven om dat te leren. Hetzelfde gold voor Photoshop  en grafisch vormgeven. Dit wilde ik wel graag leren, want het is een handige vaardigheid en ik heb daar dan ook een cursus voor gevolgd in de zomer.

 

Kun je wat meer in detail treden over de werkzaamheden van de Commissaris Media?

Je hebt aan het begin van het jaar even de tijd nodig om er in te komen. Dat geldt denk ik wel voor het gehele bestuur. Ik vroeg me weleens af wat er precies van mij verwacht werd. Er waren toen wel momenten waarop ik dacht: waar ben ik aan begonnen? Er komt namelijk best veel op je af.

Als Commissaris Media heb ik verschillende werkzaamheden. Ik verzorg bijvoorbeeld de promotie voor evenementen, zowel op papier als op sociale media. Hier was ik in het begin nog onervaren in, maar het ging al snel een stuk makkelijker.

Verder moet ik de redactie van de Nota Bene en de Grafische commissie bij elkaar zoeken en hen aansturen. Daarin heb ik als bestuurslid een leidende rol. Niemand vertelt je dus hoe je iets moet doen; je moet zelf een plan bedenken en uitvoeren. Hierin word je natuurlijk geholpen door de commissies, waarin de ene commissie wat onafhankelijker is dan de andere.

Het bestuur vergadert elke maandag om 10.00 uur over de agendapunten die we van tevoren aan de secretaris hebben gestuurd. De agenda wordt dan eerst rondgestuurd zodat we weten waarover we gaan vergaderen. Iedereen geeft in de vergadering een korte update over wat die week ervoor is gedaan. Daarna worden de agendapunten behandeld. Het is het meest efficiënt als je ongeveer een uur vergadert en niet lange discussies gaat voeren over minder belangrijke onderwerpen. In het begin deden we dit nog weleens, maar dan vergader je echt te lang. Soms moet je je plek kennen binnen het bestuur en iets aan iemand anders overlaten omdat het binnen de functie van diegene past. Aan de andere kant moet je soms juist flexibel zijn en buiten de grenzen van je functie treden.

Vervolgens maak je een actielijst met wat die komende week moet gebeuren. De rest van de week ben je zelfstandig aan het werk en vergader je met je commissies. Dat kan zowel op de Roeterseilandcampus als thuis. Je bent bijvoorbeeld veel aan het e-mailen en bellen. De ene week is natuurlijk drukker dan de andere week, maar je kunt in principe je tijd zelf indelen. Dit hangt ook af van de functie. Voor mijn functie is de werkdruk redelijk stabiel, maar voor anderen wisselt dat wat meer.

 

Wat zijn echte hoogtepunten voor jou geweest dit jaar?

De reis naar Kuala Lumpur was waanzinnig. Ik was al een keer in Azië geweest en vond het heel vet om nog een keer te gaan. Het was onvergetelijk om met mijn bestuur en andere leden deze plek te ontdekken. Toen ik daar rondliep dacht ik echt: hoe bizar dat ik met deze groep mensen nu in Kuala Lumpur rondloop, terwijl ik aan het begin van het jaar nog geen idee dat dat ik een bestuursjaar zou doen.
Je leert ook op een betere en andere manier kennen.

Elk geslaagd evenement is voor ons als bestuur een hoogtepunt hoor, maar het zit ook in de kleine dingen: je leert elkaar goed kennen en bouwt een unieke band op die je echt met niemand anders hebt. Dat is voor mij zeker een hoogtepunt, want dat is een van de leukste kanten aan een bestuursjaar.

 

Wat is de impact die een full-time functie als bestuurslid heeft op je leven eromheen?

Die impact is groot. Je bent echt een jaar ertussenuit. Ik begin inmiddels het studeren wel te missen, dus ga binnenkort weer vakken volgen. Aan het begin van het jaar was dat onmogelijk omdat ik echt op het bestuur wilde focussen. Nu gaat het me wat gemakkelijker af en ben ik eraan toe om weer te beginnen met studeren.

Om me heen zie ik hoe iedereen doorgaat met studeren. Studievrienden zie ik minder omdat mijn leven er anders uit ziet. Zij halen hun bachelor en mijn studie staat volledig stil. Natuurlijk heb ik het er allemaal voor over en zou ik het zo weer doen. De impact is dus voornamelijk positief: ik merk hoe ik ben veranderd, heb geleerd om met mensen om te gaan en op zakelijk gebied ben gegroeid.

 

Zijn dat vaardigheden waar je de rest van je leven iets aan hebt?

Je leert vergaderen en een netwerk opbouwen. We hebben regelmatig evenementen op advocatenkantoren en met zusterverenigingen door het hele land. Zo kom je in aanmerking met mensen die je anders nooit spreekt. Een bestuursjaar staat natuurlijk goed op je cv, maar het is geen greencard om bij elk willekeurig kantoor binnen te komen. Het moet sowieso niet je primaire drijfveer zijn.

Het gaat verder dan alleen handige vaardigheden opdoen. Je wordt echt geconfronteerd met jezelf en naast jezelf, moet ook de rest van het bestuur hier mee omgaan.
Ik kende de andere leden van het bestuur niet persoonlijk toen ik aan dit jaar begon, maar je leert elkaar heel snel kennen omdat je nauw samenwerkt. Mensen veranderen ook echt doordat ze een persoonlijke ontwikkeling meemaken. Zo kon ik soms best defensief reageren als ik kritiek kreeg. Ik heb geleerd om beter na te denken voordat ik iets zeg en me meer genuanceerd uit te drukken. Dat is iets waar ik mijn hele leven van kan profiteren.

 

Hoe gaat de procedure van een nieuw bestuur samenstellen precies in zijn werk?

De voorzitter wordt als eerste gekozen en kijkt mee met de rest van de sollicitaties. Het ‘oude’/zittende bestuur heeft echter de regie over sollicitaties en voert de gesprekken. Als zij dat hebben gedaan gaan de geselecteerde sollicitaties eerst naar de Raad van Toezicht. Deze bestaat uit twee à drie oud-bestuursleden en een docent van de Universiteit van Amsterdam. Zij geven een niet-bindend advies, waarna het zittende bestuur uiteindelijk het nieuwe bestuur kiest.

We zitten er aan te denken om deze procedure te veranderen en er een sollicitatiecommissie bij te betrekken. Dan wordt het bestuur dus gekozen door een onafhankelijke commissie. We weten echter nog niet of en hoe we het gaan doen. Ik denk in ieder geval dat het geen kwaad kan om extra input van buiten het bestuur op de sollicitaties te krijgen.

 

Waar letten jullie op bij het samenstellen van het nieuwe bestuur?

Praktische vaardigheden zijn niet zozeer vereist, want die kun je leren gedurende het jaar. Denk daarbij aan vormgeving: dit had ik nog nooit gedaan toen ik aan het jaar begon.

Het is wel belangrijk dat je open staat om te leren en flexibel bent. Daarbij kun je ook beter niet heel erg gefocust zijn op een bepaalde functie. Het is belangrijk dat je het grotere plaatje van het bestuur als geheel kunt zien. Je moet je echt willen inzetten voor de gehele vereniging en breder kunnen kijken dan jouw functie. Misschien is het dan ook een goed idee om te solliciteren voor de functie van algemeen bestuurslid. Dan solliciteer je dus niet voor een specifieke functie. Zo laat je zien dat je een ruim blikveld hebt.

 

Wat wil je meegeven aan het volgende bestuur?

Wat wij als bestuur belangrijk vonden was openheid naar de leden. We wilden graag op een laagdrempelige manier benaderbaar zijn. Je bent er uiteindelijk voor de leden en hebt ze ook nodig om de vereniging draaiende te houden.

Houd zaken en privé strikt gescheiden. Dus niet tijdens het borrelen nog bestuurlijke dingen gaan bespreken. Het kan best moeilijk zijn om dit niet door elkaar te laten lopen. Je kunt het zakelijk namelijk met elkaar oneens zijn, maar dit moet je dan niet persoonlijk opvatten. Dat is een belangrijke tip die ik aan de opvolgers wil meegeven.

 

Zijn er nog andere veranderingen voor het nieuwe bestuur?

Ja, we zijn bezig met het opzetten van een marketingcampagne. Op die manier willen we JFAS meer als een merk neerzetten en een sterker imago geven. Sommige studenten denken dat wij alleen Athena-samenvattingen verkopen, maar we doen natuurlijk nog veel meer. Nu staat het nog echt in de kinderschoenen, maar we zijn er druk mee bezig. Zo komt er binnenkort ook een slogan die bij de vereniging past. En we gaan weer een almanak maken! Fanny, onze Secretaris houdt zich daarmee bezig. Daarnaast zijn we ook bezig met een app ontwikkelen, dus er zijn zeker een paar nieuwe dingen die wij willen introduceren. Zo moet het volgende bestuur ook gaan nadenken over wat zij willen inbrengen.

 

Wanneer kunnen studenten solliciteren en wanneer treedt het nieuwe bestuur aan?

Rond 25 juni zal de algemene ledenvergadering plaatsvinden; dan treedt het nieuwe bestuur officieel aan. Sollicitaties openen op 4 maart, leden kunnen hun motivatiebrief en cv mailen naar secretaris@jfas.com. Studenten kunnen natuurlijk altijd bij ons langskomen voor meer informatie. Ook mogen ze een dagje meelopen om te zien wat wij nu dagelijks doen. De sollicitatieperiode zal tot ongeveer mei duren, waarna het kandidaat-bestuur bekend wordt gemaakt. Dan volgt de overgangsperiode waarbij het toekomstige bestuur met ons meeloopt en overal bij betrokken wordt. Ze worden dan een-op-een begeleid door ons, krijgen een overdrachtsdocument waarin de werkzaamheden nauwkeurig staan omschreven en zitten de vergaderingen bij. Het is belangrijk dat we intensief samenwerken met het toekomstig bestuur in deze overdrachtsperiode. Zo willen we ze ook meenemen op acquisitiegesprekken, zodat ze straks niet in het diepe worden gegooid. Het is immers zonde als elk bestuur opnieuw het wiel moet gaan uitvinden. Op deze manier kunnen wij straks met een gerust hart het stokje overdragen aan het nieuwe bestuur zodat zij sneller en efficiënter aan de slag kunnen.

 

 

 

 

 

 


Quiz: welk kantoor ben jij?
11mrt

Quiz: welk kantoor ben jij?

Welk kantoor ben jij?   Het is 2019. Als je nu nog niet weet waar je over vijf jaar werkt, is het gewoon met je gedaan. Een op de vier...

Raadsheer bij de Hoge Raad én oud-decaan: in gesprek met dhr. prof. mr. Edgar du Perron
22feb

Raadsheer bij de Hoge Raad én oud-decaan: in gesprek met dhr. prof. mr. Edgar du Perron

Werken bij de Hoge Raad Laten we beginnen met een luchtige vraag: hoe is het om te werken in bij Hoge Raad? Het is gestructureerd werk....

Reacties

Log in om de reacties te lezen en te plaatsen